Le CIS EVIAN collecte, au travers de leurs activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

1.1 Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données.
Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées par le CIS EVIAN

A ce titre, l’association est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

N.B. : Le recueil des données personnelles de nos adhérents et/ou utilisateurs est nécessaire afin d’exécuter les termes du contrat (ex : adhésion, inscription à une activité, réservation d’une prestation…) et d’assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée.
Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n’est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l’exécution du « contrat ».

L’intérêt légitime du responsable de traitement :

N.B. : Dans certaines circonstances, la nature même du service fourni par Le CIS EVIAN implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers des tiers désignés (par ex. les services de mise en relation).

Ces traitements, liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement dans cette hypothèse, sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni.

L’association a pour souci quotidien d’évaluer si son intérêt légitime n’est pas contrebalancé par l’intérêt de la personne concernée ou par le respect de ses droits et libertés fondamentaux.

Une obligation légale rendant le traitement obligatoire :

N.B. : Le contexte règlementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données, par exemple pour la facturation des produits ou services, établissements de statistiques, etc.

1.2 Les modes de collecte :
a) La collecte par le biais de formulaires

L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant l’utilisateur.

Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant.

Ces formulaires précisent systématiquement :

• le nom du responsable de traitement,
• les finalités associées à la collecte réalisée,
• si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produitenvisagé,
• les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée ;
• un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par lespersonnes physiques, les coordonnées du DPO, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc…

b) La collecte par téléphone

Le CIS EVIAN réalise certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles.

Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier. En conformité avec la législation en vigueur, Le CIS EVIAN a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits. Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :

Principalement :

• Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,
• Votre fonction,
• Vos numéros de téléphone.

3. A quoi servent les données recueillies ?

3.1 Utilisation des données collectées

Le CIS EVIAN peuve utiliser les données à caractère personnel dont ils sont en possession afin de :

• envoyer des informations relatives à ses activités, ses services, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;

Ces données à caractère personnel seront utilisées par Le CIS EVIAN dans le cadre de ses activités et services. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2 Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, Le CIS EVIAN peut transmettre des informations par les moyens suivants :

• Message texte envoyé à une personne (SMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
• Message via les réseaux sociaux ;
• Téléphone ;
• Courrier postal ;
• Moteur de recherche sur internet.

3.3 Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée Le CIS EVIAN et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. L’association est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la facturation des services et activités fournis. Ex. : traitement des réservations ou d’une inscription

4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

4.1 Le stockage des données à caractère personnel

Le CIS EVIAN prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble de l’association.

4.2 La durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (adhérents / utilisateurs ou prospect) et des usages du secteur.

♦ Les Espaces MJC Evian conservent certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation.

♦ La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble de CIS EVIAN pour une durée de 5 ans.

♦ La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des adhérents / utilisateurs sont conservées pour la durée de la relation de service.

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5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?

5.1 A l’intérieur de CIS EVIAN

Le CIS EVIAN est composé de plusieurs entités susceptibles de se voir communiquer des données personnelles provenant d’une autre entité de l’association, dans le cadre de son organisation fonctionnelle.

5.2 A l’extérieur de CIS EVIAN

Le CIS EVIAN est susceptible de transférer les données à caractère personnel qu’il collecte à différents tiers comme par exemple :

• des partenaires dans le cadre d’une demande de mise en relation ou dans le cadre de la constitution d’un fichier de prospection. Par exemple le réseau national Ethic Etapes.
• des prestataires afin de réaliser des prestations pour son compte.
• dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans le cadre d’uneprocédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;

5.3 Les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : prestations réalisées pour un utilisateur) , Le CIS EVIAN applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert.

L’association veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre Le CIS EVIAN et le tiers concerné garantissent que ce dernier :

• N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte,
• Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?

Le CIS EVIAN a adapté leur organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

6.1 L’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse evian.fjt@alfa3a.org
Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 L’exercice du droit à l’oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle doit être envoyée via le formulaire de contact.

Cette demande doit indiquer les motifs de la requête. Une fois la suppression de données traitée, toute demande de déréférencement d’un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement auprès dudit moteur de recherche par la personne concernée.

6.3 La portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO du CIS EVIAN qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.

6.4 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle

Afin de compléter ce dispositif, le CIS EVIAN a nommé un Data Protection Officer qui est joignable en utilisant le formulaire de contact pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles.

Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. Recrutement

Dans le cadre de sa politique de recrutement, Le CIS EVIAN recueille et stockent des données personnelles portant sur des candidats potentiels.

Le CIS EVIAN recueille les informations nécessaires à la recherche des profils les plus adaptées aux postes à pourvoir dans le respect de la loi ainsi que des droits et libertés des personnes.

L’association s’interdit de transmettre à un tiers, le CV avec les coordonnées d’une personne, sans son accord. Les candidats qui souhaitent modifier ou supprimer leurs données personnelles de nos bases peuvent à tout moment adresser un mail indiquant en objet « données personnelles ».

8. Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?

Le CIS EVIAN peut être amenés à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.